Compliance Management System:

Sichern Sie Ihr Unternehmen ab

 

Jedes Unternehmen hat Verhaltens- und Regelvorgaben, die Problemen vorbeugen und den Unternehmenskurs vorgeben sollen. Dieses Regelwerk wurde oftmals durchdacht ausgearbeitet und hilft Ihrem Unternehmen (soweit es eingehalten wird) dabei, Unternehmensziele wie eine höhere Arbeitssicherheit und mehr Umsatz zu erreichen. 

Leider kommt es immer wieder vor, dass die vorgegebenen Regeln absichtlich oder unabsichtlich übergangen werden. Diese Regelverstöße können zu großen Problemen innerhalb Ihres Unternehmens führen. Die Lösung: Mit einem Compliant Management System können Sie die Einhaltung von Normen, Regeln und gesetzlichen Vorgaben sicherstellen. 

Viele moderne Unternehmen setzen mittlerweile auf Compliance Management Systeme. In diesem Artikel möchten wir auf verschiedene Compliance Themen eingehen. Wir beleuchten den Begriff Compliant Management System und wie eine gute Compliance Ihrem Unternehmen hilft. 

Wir werden mit Ihnen die Gründe für Compliance und einige Beispiele für mögliche Compliance Maßnahmen betrachten. Zum Abschluss des Artikels zeigen wir Ihnen, wie Sie ohne großen Aufwand Ihr eigenes Compliance System aufbauen und dadurch Ihr Unternehmen sicher für die Zukunft aufstellen. 

Treiben Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen bereits heute voran! 

Was ist Compliance? 

 

Ein Unternehmen ist mit einer Vielzahl von Normen, gesetzlichen Vorgaben und Regeln konfrontiert, die für einen flüssigen Arbeitsablauf eingehalten werden sollte. Die Einhaltung dieser Regeln, Normen und Gesetzesvorschriften wird als Compliance (deutsch: Erhaltung, Einhaltung) bezeichnet. 

Was bedeutet Management? 

 

Im Rahmen des Compliant Management lohnt es sich außerdem, den gängigen Begriff noch einmal genauer zu betrachten. 

Unter Management versteht man die Kontrolle, Steuerung und Planung von Aufgaben, Prozessen und Tätigkeiten. Wenn Sie sich einen Zeitplan erstellen, sind Sie dementsprechend bereits ein Manager bzw. eine Managerin. 

Was ist Compliance Management? 

 

Die Steuerung aller Maßnahmen, die der Einhaltung der Normen, Gesetze und Regeln dienen, sowie deren Kontrolle und Steuerung in Ihrem Unternehmen dienen, werden als Compliance Management bezeichnet. 

Je hochwertiger und professioneller Ihr Compliance Management (deutsch: Einhaltungssmanagement) aufgebaut ist, desto einfacher können Sie die Vorgaben einhalten. 

Welche Compliance Themen & Compliance Richtlinien betreffen mein Unternehmen? 

 

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Compliance Zielen unterscheiden: 

  • Die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben: Gesetzliche Vorgaben sollen Ihr Unternehmen sicherer, weniger umweltschädlich und sozialer machen. Beispiele für gesetzliche Vorgaben sind bspw. der Umweltschutz, die Einhaltung der Arbeitszeiten sowie Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Ihr Unternehmen muss sich an diese Vorgaben halten, da ansonsten empfindliche Strafen drohen können. 
  • Freiwillige Regeln & Normen: Neben Gesetzen und Vorschriften kann Ihr Compliance Programm auch freiwillige Regeln und Normen enthalten. Diese erlegen Sie sich und dem Unternehmen selbst auf, um für zusätzliche Sicherheit und noch bessere Arbeits- bzw. Umweltbedingungen zu sorgen. In vielen Fällen sind es die freiwilligen Compliance Vorgaben, die Ihnen entscheidende Wettbewerbsvorteile erschließen. 

Die Einhaltung beider Compliance Ziele ist sehr wichtig für Ihren Unternehmenserfolg. Um für die Einhaltung zu sorgen, benötigen Sie allerdings die richtige Compliance Organisation für Ihre Maßnahmen.

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Was versteht man unter Compliance Organisation? 

 

Eine gute Compliance Organisation beschreibt, dass Sie sich ausreichend Gedanken um die Einhaltung von gesetzlichen und freiwilligen Vorgaben machen. Vor allem die Umsetzung dieser Vorgaben durch geeignete Maßnahmen ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Compliance. Nur so können Sie Ihre Belegschaft sinnvoll organisieren und Ihre Vorstellungen in die Praxis umsetzen. 

Welche Gründe gibt es für Compliance in Ihrem Unternehmen? 

 

Viele Gründe sprechen für den Aufbau einer Unternehmens Compliance. Wir haben einige der wichtigsten Vorteile einer gut aufgebauten und professionellen Compliance zusammengestellt. An diesen Vorteilen können Sie sich orientieren. 

Dennoch gibt es einige weitere Vorteile, die sich je nach Unternehmen und Unternehmensgröße ergeben können. Auf diese Weise können noch stärker vom Aufbau einer professionellen Compliance profitieren. 

  • Weniger Rechtsverfahren: Die Missachtung von gesetzlichen Vorgaben wird oftmals mit empfindlichen Strafen geahndet. Sollte Ihr Unternehmen die Anforderungen an Umweltschutz, Arbeitssicherheit etc. nicht einhalten, finden Sie sich häufig in einem Rechtsverfahren wieder. Durch Compliance können Sie die Anzahl der Verstöße deutlich reduzieren und dadurch Ihren Geldbeutel und Ihre Nerven schützen. 
  • Wettbewerbsvorteile: Durch freiwillige Compliance Vorschriften und Normen können Sie Ihr Unternehmen gegenüber der Konkurrenz trennschärfer positionieren. Eine höhere Produktqualität, zufriedenere Mitarbeiter*innen und eine Verbesserung des betrieblichen Umweltschutzes sind nur drei Beispiele für mögliche Vorteile gegenüber Ihren Konkurrenten durch Compliance. 
  • Zufriedenere Kund*innen: Oftmals dient die Compliance auch der Sicherung der Produktqualität. Ihre Kund*innen werden den Unterschied bemerken, wenn Sie durch den Einsatz von Compliance die Qualität Ihrer Produkte deutlich erhöhen und dadurch bessere Erzeugnisse und Dienstleistungen verkaufen. 
  • Motivierte Belegschaft: Eine wirklich hervorragende Compliance können Sie nur erreichen, wenn Sie Ihre Belegschaft mit einbeziehen. Ihre Mitarbeiter*innen wissen, wo sich die Fehlerquellen innerhalb von Prozessen und Aufgaben verstecken.

Mit einer guten Compliance können Sie diese Fehlerteufel entdecken und passende Gegenmaßnahmen erarbeiten. Durch die Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter*innen fühlen diese sich wertgeschätzt und erhöhen durch die Einhaltung der Normen und Richtlinien zusätzlich die Effektivität.

Wie läuft Compliance im Unternehmen ab? 

Die Umsetzung einer Compliance Strategie erfolgt in der Regel in drei Schritten: 

  • Festlegen der Regeln & Normen: Damit Sie Regeln und Normen einhalten können, müssen Sie diese zunächst festlegen. Der erste Schritt in einem Compliance Management System (also einem digitalisierten System, in welchem Compliance Maßnahmen umgesetzt, gesteuert und kontrolliert werden) ist daher die Festlegung der Regeln. 

Machen Sie sich bewusst, welchen Anforderungen Ihr Unternehmen gerecht werden muss und wie Sie diese in der Praxis ausgestalten können. 

  • Passende Maßnahmen definieren & umsetzen: Wir haben eben einige Maßnahmen kennengelernt, die Sie für die Optimierung Ihrer Compliance in die Tat umsetzen können. Die Auswahl der passenden Maßnahme hängt von Ihrem individuellen Regelwerk und Ihren finanziellen und personellen Voraussetzungen ab. 


Maßnahmen sowie deren Fortschritt kontrollieren & anpassen: Mit der Implementierung der jeweiligen Maßnahme ist es noch nicht getan. Überprüfen Sie regelmäßig, ob durch die Maßnahmen Vorteile erzielt werden können, oder ob Sie diese optimieren müssen.

Mögliche Compliance Maßnahmen in Ihrem Unternehmen

 

Es gibt eine Vielzahl von verschiedenen Compliance Maßnahmen, die Sie je nach Unternehmenssituation und Größe etablieren können. In einem kleinen Unternehmen reichen oftmals bereits einfache Maßnahmen aus, während in einem Konzern häufig eine eigene Compliance Abteilung aufgebaut werden muss. 

Wir haben Ihnen einen kurzen Überblick mit verschiedenen Compliance Maßnahmen zusammengestellt, die Sie in Ihrem Unternehmen anwenden können: 

  • Eine Compliance Software nutzen: In vielen Fällen ist die Nutzung einer Software sehr hilfreich, da diese für die Einhaltung der Regeln und die Information Ihrer Belegschaft verantwortlich ist. Eine solche Software ist für die meisten Unternehmen ausreichend, um die wichtigsten Compliance Risiken abzudecken. 

Wir von OBCC haben eigene Software-Lösungen entwickelt, die Sie für den Aufbau und die Verbesserung der Compliance in Ihrem Unternehmen verwenden können. Hierzu zählen bspw. LMRA Card Companion und ProtoCon.

  • Compliance Beauftragte*n einstellen: Der erste Schritt zum Aufbau einer eigenen Compliance Abteilung ist die Einstellung eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin. Durch die Expertenmeinung können Sie die Compliance Ihres Unternehmens verbessern und weitere Maßnahmen gemeinsam einführen. 
  • Richtlinien festlegen: Damit Ihre Mitarbeiter*innen wissen, wie Sie zur Verbesserung der Compliance beitragen können, sollten Sie konkrete Richtlinien für die einzelnen Fachkräfte erstellen. So kann Ihre Belegschaft sich an diesen Richtlinien orientieren und eigenständig auf die Einhaltung der Regeln und Normen achten. 
  • Monatliches Reporting & Kontrollen: In Ihrem Unternehmen stehen Ihnen eine Vielzahl von Daten zur Verfügung. Anhand dieser Daten können Sie ablesen, ob Ihre Belegschaft die Compliance Vorgaben umgesetzt hat. 

Zudem können Sie die Verstöße nach Mitarbeiter*innen und Abteilungen sortieren und sich so einen besseren Überblick beschaffen. Oftmals helfen bereits Gespräche mit den betroffenen Fachkräften, um Regelverstöße abzustellen. 

Bringen Sie Ihr Unternehmen mit einem Compliance System voran!

 

Ein Compliance System (also Compliance Management mit einem System bzw. einer Software) kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein und Ihre Compliance vereinfachen. Mit dem richtigen Compliance System erledigt sich Ihre Compliance (fast) von alleine. 

 

Compliance Management System in Unternehmen Definition & Übersetzung

 

Wir haben Compliance Management bereits als die Festlegung von Maßnahmen, sowie die Steuerung und Kontrolle Ihres Unternehmens im Hinblick auf die Einhaltung der Normen, Gesetze und Regeln definiert. 

Ein Compliance Management System ist eine Software, die Ihnen in Ihrem Unternehmen das Management der einzelnen Maßnahmen, die der Einhaltung von Regeln und Vorgaben dienen, erleichtert. Dafür werden in der Regel spezielle digitale Tools verwendet.  

Das CMS (Compliance Management System) verfolgt die gleichen Ziele wie reguläre Compliance, bietet allerdings ein paar nette Extras, die wir uns im nächsten Absatz genauer ansehen werden. 

Compliance Management System Elemente für den Erfolg Ihres Unternehmens

 

Nicht jedes CMS ist hochwertig und für die Sicherstellung Ihres Unternehmenserfolgs geeignet. In diesem Absatz möchten wir Ihnen zeigen, woran Sie ein professionelles CMS erkennen und dadurch die Spreu vom Weizen trennen. 

Ein hochwertiges Compliance Management System weist die folgenden Elemente bzw. Merkmale auf, die Sie als Vorteile für Ihr Unternehmen nutzen können: 

  • Eine intuitive Benutzeroberfläche: Ihre Mitarbeiter*innen und Sie selbst müssen täglich mit dem Compliance Management System arbeiten. Dementsprechend sollte bei der Entwicklung auf eine intuitive Usability (also Nutzerfreundlichkeit) geachtet werden. Nur wenn die App bzw. Software Ihnen und Ihrer Belegschaft Freude macht, wird sie auch verwendet. 

Damit das Compliance Management System erfolgreich ist, sollte es benutzt werden. Daher ist eine Investition in die Usability immer auch eine Investition in den Erfolg Ihres Systems. 

  • Zusätzliche Funktionen: Ihr Compliance Management System sollte alle Funktionen aufweisen, die Sie auch ohne Software nutzen würden. Darüber hinaus ist es allerdings sinnvoll, weitere Extras und Tools einzubauen, die Ihre Arbeit zusätzlich vereinfachen. Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Welt und die Vielzahl von Funktionen, die eine Software innerhalb der Compliance bietet (bspw. Reporting in Echtzeit, bequeme Erstellung von PDF-Berichten etc.). 
  • Zeitersparnis: Die Zeitersparnis ergibt sich in engem Zusammenhang mit den zusätzlichen Funktionen. Nur wenn Sie durch die Software auch wirklich Arbeitszeit und Nerven sparen, lohnt sich die Investition in ein CMS. 

Ein gutes Compliance Management System automatisiert gewisse Arbeitsberichte und sorgt dafür, dass andere Compliance Aufgaben (vor allem Routineaufgaben wie die Dokumentation der Fehlerquellen innerhalb eines Prozesses) weniger Zeit kosten. 

  • Schnelle Informationskanäle: In vielen Fällen wird Compliance Management vor allem durch einen Faktor ausgebremst: Mehraufwand. Fehler werden zwar bemerkt, allerdings nicht gemeldet, da hierfür bspw. ein ganzes Din A4 Blatt an Angaben gemacht werden muss. Mit einem hochwertigen CMS können Sie einen direkten Kommunikationskanal nutzen und Fehlermeldungen an die zuständigen Mitarbeiter*innen versenden. 

Zudem ist die Meldung an sich vereinfacht, sodass viel mehr Fehler gemeldet und in Zukunft behoben werden können. Auch Sie können sich die Kommunikation der Leitlinien und Vorgaben für die Compliance durch eine gute Software erleichtern.

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Compliance Management System Aufbau in Ihrem Unternehmen 

 

Ein gutes Compliance Management kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, vorhandene Potenziale effizienter zu nutzen und die Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter*innen und externe Dritte zu verbessern. 

Damit Sie von diesen Vorteilen profitieren können, muss Ihr Compliance Management System allerdings professionell ausgestaltet und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein. 

Wir haben bei OBCC in den letzten Jahren viele Erfahrungen mit Kund*innen gesammelt, die ein Compliance System aufbauen wollten. Dadurch haben wir einige Tipps, die wir gerne an Sie weitergeben, damit die Implementierung Ihres Compliance Management Systems ein Erfolg wird: 

  • Nutzen Sie ein digitales Compliance Management System: Durch digitale Funktionen und Extras haben unsere Kund*innen die Effizienz ihrer Unternehmen deutlich erhöht und sich die Einführung des Compliance Management Systems vereinfacht. Unsere digitalen Werkzeuge fügen sich passgenau in Ihre Arbeitsabläufe ein und sorgen so für einen fließenden Übergang. 

Zudem können Sie die Einhaltung der Regeln, Normen und Vorgaben einfacher überprüfen und Ihre Mitarbeiter*innen digital über Neuerungen informieren. 

  • Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter*innen frühzeitig in die Umstellung mit ein: Nichts ist schwieriger zu überwinden, als Resistenzen Ihrer Belegschaft bei der Einführung einer neuen Lösung. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter*innen rechtzeitig über den Aufbau eines Compliance Management Systems informieren und die Vorteile aufzeigen. 

Nur wenn Sie Ihre Mitarbeiter*innen vom Sinn der Änderung überzeugen können, wird das System sich schnell etablieren und genutzt werden. Dies ist die Voraussetzung für einen Übergang, der Ihnen und Ihrer Belegschaft Spaß bereitet und akzeptiert wird. 

  • Lassen Sie sich ausreichend Zeit bei der Erstellung des Regelwerks: Wie bereits angesprochen, müssen Sie sich zunächst Gedanken um die Normen und Vorgaben machen, die Sie freiwillig oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben implementieren. Freiwillige Normen werden oftmals bereits durch die Unternehmenskultur festgelegt. Es ist jedoch lohnenswert, diese Vorgaben zu hinterfragen. 

Neben diesen Normen sollten Sie auch die rechtlichen Vorgaben berücksichtigen. Diese müssen Sie zwar nicht selbst erstellen, sollten sie allerdings bei der Erstellung Ihres Regelwerks berücksichtigen. 

Das Compliance System hat eine hohe Bedeutung, da Sie durch die Einhaltung des Regelwerks Ihr Unternehmen auf Kurs bringen. Stellen Sie durch ausreichend Weitblick und Liebe zum Detail bei der Festlegung der Regeln sicher, dass der Kurs auch der Richtige ist!

  • Überprüfen Sie Ihr Compliance Management System in regelmäßigen Abständen: Anforderungen, Gesetze und freiwillige Regeln können sich ändern. Ihr Compliance System sollte nicht in Stein gemeißelt sein, sondern sich flexibel an die aktuellen Bedingungen anpassen lassen. Eine regelmäßige Überprüfung hilft Ihnen dabei, jederzeit den aktuellen Regeln gerecht zu werden und Ihr Unternehmen auf dem neuesten Stand zu halten. 
  • Prioritäten setzen: In vielen Fällen kann es dazu kommen, dass die Überprüfung all Ihrer Prozesse trotz eines effizienten Compliant Management als System mit digitaler Unterstützung eine große Menge an Zeit beansprucht, die Sie nicht aufbringen können. Sollten Sie einen Zeitmangel bei der Kontrolle Ihrer Prozesse bemerken, hilft es, nach dem Pareto Prinzip zu priorisieren.

Das Pareto-Prinzip besagt, dass Sie 80 Prozent der Ergebnisse in 20 Prozent der Zeit erreichen und für die verbliebenen 20 Prozent weitere 80 Prozent Ihrer Zeit aufbringen. Widmen Sie sich also zuerst den Prozessen, die 80 Prozent Ihres Umsatzes ausmachen, oder 80 Prozent der Probleme verursachen. 

Selbstverständlich sollten Sie auch die verbliebenen 20 Prozent kontrollieren und optimieren, dies kann in vielen Fällen jedoch auch zu einem etwas späteren Zeitraum geschehen. 

Die Implementierung des Compliance Management Systems ist kein Hexenwerk

 

Die Implementierung an sich sollte für Sie kein Problem sein, insofern Sie sich für ein hochwertiges Compliance Management System entschieden haben. Im besten Fall müssen Sie keine Prozesse umbauen, sondern diese nur geringfügig auf die Software anpassen. 

Wir von OBCC haben in den letzten Jahren vielen Kund*innen dabei geholfen, ein Compliance Management System aufzubauen. Unsere Software lässt sich dabei spielend leicht in Ihr Unternehmen und in Ihre Prozesse integrieren. Egal ob Sie sich für eine fertige Software wie ProtoCon entscheiden, oder mit uns zusammen eine individuelle Softwareentwicklung vornehmen möchten: Wir begleiten Sie auf dem Weg zum digitalen Compliance Management System. 

Auf Ihren Wunsch hin beraten wir Sie ebenfalls bei der Implementierung und sorgen dafür, dass die Software schnell und unkompliziert in Ihre Prozesse integriert wird. So können Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und besser kontrollieren. Kontaktieren Sie uns einfach!

Dank einem modernen Compliance Management System Beispiel für digitalen Erfolg

 

Ein Compliance Management System bietet Ihnen viele Vorteile: 

  • Sie sparen Zeit
  • Sie haben durch eine angenehme Benutzeroberfläche mehr Spaß bei der Bearbeitung von Compliance Fällen
  • Sie überzeugen Ihre Kund*innen und Mitarbeiter*innen durch moderne Lösungen 

Insbesondere wenn Sie mit Kundendaten arbeiten oder Produkte für Kund*innen herstellen, kann ein gutes Compliance Management System entscheidend für Ihren Erfolg sein. In diesen Bereichen ist die Vermeidung von Fehlern besonders wichtig!

Damit Sie all die genannten Vorteile nutzen können, sollten Sie allerdings nur auf eine hochwertige Software vertrauen. Bei OBCC können Sie sich für praxiserprobte Software-Bausteine entscheiden und diese miteinander kombinieren. 

Unsere Software ProtoCon kann beispielsweise hervorragend mit unserem Messenger RapidInfo ergänzt werden. In der Praxis können Sie so Mitarbeiter*innen bspw. nach einer Baustellendokumentation schnell auf Sicherheitslücken hinweisen. 

Darüber hinaus können wir auch individuelle Lösungen für Sie erstellen, damit Sie bspw. ein umfassendes Compliance Management System aufbauen können, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und Ihnen dabei hilft, Unsicherheiten zu vermeiden. 

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam mit Ihnen das passende Software Product für Ihr Compliance Management System zu entwickeln. 

 

Ihr Walter Lorz von OBCC